1. Pourquoi une déclaration de protection de la vie privée ?

Afin de pouvoir remplir nos missions d’enseignement, l’inscription d’un élève dans notre établissement nous amène à traiter une série de données que vous nous aurez fournies ou qui nous seront communiquées dans le cadre du cursus scolaire. L’intégration de nouvelles technologies dans ce cursus éducatif engendre également une multiplication des opérations de traitement de nouvelles données pour de nouvelles finalités et impliquent souvent de nouveaux acteurs.

Cette déclaration de respect de la vie privée décrit la manière dont nous gérons les données personnelles que nous collectons via divers moyens : formulaires, appels téléphoniques, courriels et autres communications avec vous.

 

2. Que signifie traitement des données personnelles ?

Une donnée à caractère personnel est toute information permettant directement ou indirectement d’identifier une personne telle qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, des photos et vidéos…

Le traitement de données se définit comme toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés telles que la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’adaptation ou la modification, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion, l’effacement …

 

3. Qui traite vos données ?

Les données personnelles ne sont accessibles et traitées que par les enseignants et les personnes habilitées par le chef d’établissement qui sont sensibilisés à la confidentialité de ces données, à une utilisation légitime et précise, ainsi qu’à la sécurité de ces données.

 

4. Engagement de l’établissement

La protection de votre vie privée et de celle de votre enfant est, pour nous, d’une importance capitale.

Nous traitons vos données en conformité avec toutes les lois applicables concernant la protection des données et de la vie privée, notamment le RGPD – Règlement Général sur la Protection des Données entré en vigueur le 25 mai 2018.

En inscrivant votre enfant dans notre établissement, en accédant et en utilisant le site, en s’enregistrant à un évènement scolaire, ou en fournissant d’une quelconque autre manière vos données, vous reconnaissez et acceptez les termes de la présente déclaration de respect de la vie privée, ainsi que les traitements et les transferts de données personnelles conformément à cette déclaration de respect de la vie privée.

Le traitement sera licite, loyal et légitime. Nous vous expliquons ci-dessous comment nous collectons, utilisons et conservons vos données et quels sont vos droits.

 

5. Les données personnelles que nous collectons

Les données sont collectées pour des finalités déterminées et légitimes. De manière générale, nous utilisons ces données :

• Soit sur base de votre consentement
• Soit parce que cela est nécessaire à l’exécution de notre mission d’enseignement et du contrat de confiance passé entre notre établissement scolaire, les parents et l’élève, en vue de la scolarité de ce dernier
• Soit en vertu d’une obligation légale
• Soit parce que le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique
• Soit parce que le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité dont est investi le responsable du traitement

Les Données Personnelles collectées ou traitées à votre sujet peuvent inclure :

• Identification générale et informations de contact : Coordonnées des parents, de l’élève et contacts d’urgence : noms; adresses; courriels et téléphones; genre; état matrimonial des parents; date et lieu de naissance de l’élève; parcours scolaire de l’élève; professions des parents, composition et situation de famille, dossiers scolaires, photos… Le droit à l’image fait l’objet d’un consentement de votre part ; il est sollicité au moment de votre inscription ou réinscription dans notre établissement.
• Numéro d’identification émis par les autorités gouvernementales
• Informations financières : Numéro de compte de bancaire et autre information financière (RIB/IBAN)
• Informations nous permettant d’exercer nos missions d’enseignement ou liées à notre projet pédagogique ou d’établissement : Données transmises dans le cadre de l’organisation d’activités scolaires de manière générale, de voyages extérieurs, d’activités culturelles ou sportives dans le cadre des cours ou toute autre participation ou intérêt dans une organisation scolaire ; assurance que vous auriez souscrite.
• Informations médicales pouvant avoir une incidence sur la scolarité de l’élève lui-même ou sur l’organisation de l’établissement scolaire : Protocole relatif aux besoins spécifiques de l’élève, mesures médicales d’urgence en cas de pathologie chronique, protocole relatif aux aménagements raisonnables, données de santé de base, etc. Au moment de l’inscription ou réinscription dans notre établissement, ces données sont récoltées à l’aide d’une fiche de santé. Votre consentement est au même moment sollicité pour la récolte et le traitement de ces données sensibles.

Il est essentiel que ces données soient à jour. Pour ce faire, vous vous engagez à nous communiquer toute modification utile.

 

6. Finalités que nous poursuivons

Les finalités peuvent être classifiées en deux catégories.

• GESTION ADMINISTRATIVE : en vertu des dispositions légales, nous devons dans le cadre du financement et du subventionnement de notre établissement communiquer certaines données personnelles de nos élèves et de leurs parents aux autorités académiques et à notre collectivité territoriale de rattachement. Ce transfert se fait à l’aide d’une interface informatique sécurisée. Nous devons également transférer au Rectorat d’académie et à l’Enseignement Catholique National certaines données dans le cadre du contrôle de l’obligation scolaire.
• GESTION PEDAGOGIQUE ET MISSIONS D’ENSEIGNEMENT : la gestion de la scolarité de votre enfant nous amène à devoir gérer en interne des informations scolaires, voire communiquer certaines données personnelles à des tiers : Transport scolaire, Organismes de gestion des activités sportives et des sorties éducatives.

Pour des situations exceptionnelles, les coordonnées de votre enfant et les vôtres pourront être transmises à des instances médicales, judiciaires ou sociales.

Nous utiliserons vos données pour vous contacter en lien avec la scolarité de votre enfant et pour traiter avec vous les différents aspects de la vie scolaire de votre enfant (courrier, facture, assurances, etc.)

Le transfert de données à des tiers se fait à des fins non commerciales et strictement limité au bon suivi de la scolarité de votre enfant (exemples : utilisation de la plateforme sécurisée de l’école, sorties scolaires, etc.)

La fiche de santé de l’élève ne contient que des informations de base utiles au suivi de votre enfant. Elle sera conservée et traitée en toute confidentialité.

 

7. Base légale de traitement des données personnelles

L’intérêt légitime poursuivi par notre établissement est bien entendu sa mission d’enseignement.

La collecte de la majorité des données est nécessaire pour des raisons légales ou contractuelles. Pour toute donnée non liée à une obligation légale ou contractuelle, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment (sans que cela ne compromette la licéité du traitement fondée sur le consentement effectué avant ce retrait).

Si nous étions amenés à traiter les données personnelles pour d’autres finalités que celles établies dans le présent article, nous vous donnerons des informations sur cette nouvelle finalité ainsi que sur ce nouveau traitement.

 

8. Quels sont vos droits ?

Vous disposez de droits par rapport aux données que nous avons récoltées à votre sujet et au sujet de votre enfant. Il s’agit des droits suivants, et ce dans les limites mentionnées dans la réglementation et en fonction des finalités justifiant le traitement :

• Droit d’information
• Droit d’accès aux données
• Droit de rectification des données
• Droit à la suppression des données
• Droit à la restriction des données
• Droit à la portabilité des données
• Droit d’opposition à un traitement de données et ce en motivant spécifiquement votre demande, tenant compte que le responsable de traitement peut démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux qui justifient le traitement contesté et ce bien évidemment en conformité avec le RGPD.

Pour exercer ces droits, il vous suffit d’adresser un courriel ou un courrier à l’adresse de contact reprise en entête de ce document dans laquelle vous mentionnez précisément l’objet de votre demande. Cette demande sera signée, datée et accompagnée d’une copie recto/verso de votre carte d’identité.

 

9. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Les données personnelles que vous nous avez confiées sont conservées aussi longtemps que votre enfant est scolarisé dans notre établissement scolaire. Les données relatives à la scolarité de votre enfant sont conservées dans notre établissement conformément aux dispositions légales.

 

10. Sécurité

 Notre établissement scolaire prendra les mesures techniques, physiques, légales et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les lois en matière de vie privée et de protection des données applicables. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité des données personnelles que vous pourriez avoir avec nous pourrait avoir été compromise), vous êtes priés de nous en avertir immédiatement.

Lorsque notre établissement fournit des données personnelles à un partenaire, le fournisseur de services sera sélectionné attentivement et devra utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles.

Afin de garantir la sécurité de vos données, il est essentiel de ne communiquer sous aucun prétexte les identifiants, mots de passe et liens internet privées.

 

11. Modifications de ces règles

Nous revoyons ces règles régulièrement et nous réservons le droit d’apporter des changements à tout moment pour prendre en compte des changements dans nos activités et exigences légales. Les mises à jour vous seront communiquées via notre site internet.